Le rétroplanning, à l'envers
Partez de la date et remontez. C'est le seul ordre qui marche, parce que chaque étape dépend de la précédente et que la salle commande tout le reste.
| Quand | Ce qui se décide |
|---|---|
| Juin à juillet | La date et la salle. Les deux premiers week-ends de décembre partent à ce moment-là |
| Septembre | Le traiteur et le prestataire technique, une fois la salle connue |
| Octobre | Le déroulé, les prises de parole, la vidéo, le format de la soirée |
| Quinze jours avant | Les pièces administratives, les accès, les immatriculations |
| La semaine avant | Le calage du timing avec le traiteur et le lieu |
Ce que décembre impose et que les autres mois ignorent
Les salles enchaînent souvent deux événements dans la même journée. Concrètement, la vôtre se libère en fin d'après-midi et le montage se fait en une heure et demie, pas en trois. Un prestataire qui arrive avec des questions plutôt qu'un plan d'implantation validé vous fait commencer en retard.
Les créneaux de livraison sont disputés dans tout Paris, et les quais de déchargement des grandes salles sont partagés entre traiteur, technique et décoration. L'ordre de passage se négocie en amont, entre prestataires, ou il se subit le soir même.
Enfin, les équipes arrivent toutes en même temps, dès la fin de journée, et repartent plus tôt qu'à un mariage. Le gros de la soirée se joue entre 22 h et 1 h : c'est là qu'il faut que tout soit calé.
Les cinq questions à poser à la salle avant de signer
- À quelle heure la salle est-elle réellement disponible pour le montage ?
- Y a-t-il un autre événement le même jour, avant ou après ?
- Le prestataire technique est-il imposé, et pour quelles prestations ?
- Quelle est l'heure de fin contractuelle, et que se passe-t-il au-delà ?
- Quelles pièces administratives réclamez-vous, et à quelle échéance ?
Le format, et ce qu'il change vraiment
Un cocktail dînatoire debout fait circuler les gens et mélange les services, ce qui est en général l'objectif affiché. Un dîner assis fige les tables par équipe et rend le passage à la piste plus difficile, parce qu'il faut faire lever une salle installée depuis deux heures.
Si vous tenez au dîner assis, prévoyez un temps de rupture entre le dessert et la piste : une prise de parole courte, une remise de prix, quelque chose qui fait lever les gens pour autre chose que la danse. C'est le moment où une soirée bascule ou retombe.
Questions fréquentes
Jeudi ou samedi ?
Le jeudi est le jour le plus courant en entreprise, et de loin le plus facile à obtenir. Le samedi est en concurrence directe avec les mariages, donc plus cher et plus disputé, pour un taux de présence souvent inférieur.
Combien de temps à l'avance pour un vendredi de mi-décembre ?
Six mois n'ont rien d'excessif sur les grandes salles. À deux mois, vous choisirez parmi ce qui reste, ce qui reste rarement le lieu que vous vouliez.
Faut-il un animateur en plus du DJ ?
Seulement si le déroulé comporte une remise de prix ou un jeu. Pour une soirée dansante avec deux prises de parole, le DJ suffit et évite un intervenant de plus à coordonner.